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Mit Automatisierung die Anwender unterstützen

Mit der reinen Installation von SharePoint ist die Arbeit in der Regel nicht getan. Nachdem SharePoint nach intensiver Vorbereitung endlich in Betrieb genommen wurde und die Nutzer anfangen damit zu arbeiten, geht es erst richtig los. Üblicherweise sind es dann die Administratoren, die in kurzer Zeit mit jeder Menge Anfragen überhäuft werden. Die Mehrarbeit könnte man durch zusätzliches IT-Personal abfangen, aber das ist keine Dauerlösung…

Eine Enterprise Collaboration Plattform wie SharePoint ist dafür gedacht, dass Menschen miteinander Informationen und Dokumente teilen und erstellen. Die Arbeit an solchen Inhalten ist im Normalfall zeitlich begrenzt. Das Interesse an den Dokumenten eines abgeschlossenen Projekts sinkt naturgemäß rapide, während die Zugriffszahl auf Inhalte eines neuen Projekts schlagartig wächst. Für ein gutes "Document-Lifecycle-Management" ist es daher regelmäßig notwendig, Bereiche (wie etwa Seiten, Bibliotheken, Listen, Projekträume…) anzulegen, zu verändern und wieder zu entfernen. Hier kann Automatisierung helfen, Anfragen schnell und fehlerfrei zu erledigen und die IT-Kollegen somit zu entlasten und Fehlerquellen vorzubeugen.

Folgende Liste zeigt typische Anwendungsfälle für eine Automatisierung in SharePoint:

  1. Berechtigungen erteilen/nehmen
    Eine der häufigsten Aufgaben ist das Erteilen und Nehmen von Berechtigungen für eine Person oder Gruppe auf die oben genannten Bereiche.

  2. Berechtigungen übertragen/klonen
    Wenn ein neues Teammitglied dazu kommt, können die entsprechenden Berechtigungen geklont oder von seinem Vorgänger übertragen werden.

  3. Berechtigungsreports
    Ein Bericht darüber, wer wo welche Rechte in SharePoint hat ist eine Anfrage, deren Bearbeitung sich leicht automatisieren lässt.

  4. Erstellen einer Projektseite
    Das Erstellen einer Projektseite ist mehr Arbeit, als man zunächst vermutet, da es unzählige Optionen wie etwa Sprache und Vorlagenart (Template) zu berücksichtigen gilt.

  5. Restrukturierung von Inhalten
    Wenn Daten am falschen Ort/unter der falschen URL liegen, kann das Verschieben von Inhalt in SharePoint von A nach B manuell sehr aufwändig sein.

Diese Liste zeigt nur einige Aufgaben, die üblicherweise von SharePoint Administratoren bearbeitet werden. Viele davon sind wenig anspruchsvoll, wiederkehrend und leider auch sehr zeitaufwändig. Diese Art von Tätigkeit bedingt häufig Fehler. Durch Automatisierung kann die Fehlerhäufigkeit deutlich reduziert und die Arbeit auf Anwender und Automationsprozesse umgelenkt werden. Damit bleibt den SharePoint Administratoren mehr Zeit für die wirklich wichtigen und anspruchsvollen Aufgaben in Ihrem Unternehmen.

Michael Denzler

Michael Denzler

Executive Consultant, SharePoint, Salesforce, Photograph, IT Expert, Geek, Apple Fan, Developer, Public Speaker

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