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Gut, besser … Automatisierung in SharePoint

Ist SharePoint in einem Unternehmen installiert, ist damit die Arbeit nicht getan – denn im Lauf der Zeit steigt das Datenvolumen sowie die Zahl der Kunden, Projekte und Mitarbeiter eines Unternehmens. So werden SharePoint-Administratoren oft innerhalb kurzer Zeit mit Anfragen überhäuft – und sind nicht selten überlastet. Verzögerungen beim Anlegen neuer Projektseiten sind die Folge, der „geregelte“ Betrieb gerät ins Stocken, vor allem in Urlaubszeiten.

Zusätzliche Mitarbeiter mit SharePoint-Schwerpunkt einzustellen ist möglich, aber durch die benötigte Qualifikation relativ teuer. Viel schwerwiegender ist dabei jedoch der Nachteil der fehlenden Skalierbarkeit: Oftmals ist schwer abzuschätzen, wie stark sich Nutzung und Auslastung entwickeln werden.

Document Lifecycle Management und Einheitlichkeit von Prozessen

Die Arbeit an den Inhalten einer Enterprise Collaboration Plattform ist im Normalfall zeitlich begrenzt. So sinkt das Interesse an den Dokumenten eines Projekts nach dessen Abschluss rapide, während die Zugriffe auf Inhalte eines neuen Projekts stetig wachsen. Für ein durchdachtes „Document Lifecycle Management” ist es daher regelmäßig notwendig, Bereiche wie Seiten, Bibliotheken, Listen oder Projekträume anzulegen, zu verändern und wieder zu entfernen. Auch das Vergeben oder Entziehen von Berechtigungen spielt eine wichtige Rolle bei der Verwaltung der Plattform.

In einigen Unternehmen werden Anfragen oftmals persönlich oder per E-Mail gestellt. Damit wird die Nachvollziehbarkeit von Anfragen deutlich gemindert, da Log-Tracking selten Anwendung findet. Eine Übersicht über tatsächlich gestellte und bearbeitete Anfragen ist nahezu unmöglich. Mangelnde Einheitlichkeit von Prozessen kann aber dazu führen, dass Projektseiten an den falschen Orten in SharePoint erstellt werden. Das wirkt sich negativ auf die Auffindbarkeit von Inhalten aus. Auch sind nicht alle Anfragen identisch: eine Anfrage für das Erstellen einer Projektseite kann sich komplett von der Anfrage für eine neue Kampagnenseite unterscheiden – auch bezüglich der dafür erforderlichen Freigaben. Darüber hinaus ist denkbar, dass die eine oder andere Unternehmensrichtlinie umgangen wird, weil sich vielleicht manche Mitarbeiter besonders gut verstehen und auch „mal ein Auge zugedrückt wird“, wenn eine Projektseite mit mehr Speicher benötigt wird als vorgesehen.

Systematische Bearbeitung von Anfragen durch Halb- oder Teilautomatisierung

Eine Automatisierung von SharePoint kann helfen, Anfragen schnell und fehlerfrei zu erledigen und die IT-Abteilung zu entlasten. Dazu stehen mehrere Möglichkeiten zur Wahl.

Mit Hilfe eines „Ticketsystems“ kann Mitarbeitern eine zentrale Stelle für ihre Anfragen angeboten werden. Dank dieses einheitlichen Systems ist es möglich, die verschiedenen, relevanten Typen von Anfragen über entsprechende Formulare entsprechend der Unternehmensrichtlinien zu klassifizieren. Ein Nachvollzug wird damit ebenfalls möglich. Auf diese Weise lässt sich auch das Arbeitsvolumen intern mit den Abteilungen verrechnen oder eine Anfrage automatisch eskalieren, wenn diese nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums erledigt wurde.

Da die Anfragen jedoch weiterhin manuell vom SharePoint-Administrator bearbeitet werden müssen, führt diese Halbautomatisierung zwar zu einer Reihe von Verbesserungen, dennoch bleibt eine Reihe von damit verbundenen Nachteilen bestehen. Eine Lösung für diese Probleme kann sein, entsprechende PowerShell-Befehle und/oder Drittanbieter-Lösungen zur Verfügung zu stellen, um die Abarbeitung der Anfragen effizienter zu gestalten – der Weg zur Teilautomatisierung dieses Prozesses.

Alternative: Vollautomatisierung

Wird zwischen dem Ticketsystem und dem nachfolgenden Prozess der Bearbeitung eine Schnittstelle geschaffen, erhält man ein umfassendes Self-Service-Portal – dies entspricht dann einer Vollautomatisierung. Das bedeutet: Wird eine neue Projektseite beantragt, wird diese Anfrage automatisiert bearbeitet. Das System prüft, ob alle Informationen gültig sind und den Richtlinien entsprechen und kann sogar eine Genehmigung vom Vorgesetzten einholen. Nach der erforderlichen Bestätigung wird die neue Projektseite nach zuvor definierten Kriterien in SharePoint erstellt.

Mit dem Self-Service-Portal lassen sich viele zentrale Punkte bei der Anlage von Projektseiten vereinheitlichen:

  • Der Ablageort, in dem neue Projektseiten erstellt werden dürfen, lässt sich im Vorfeld genau definieren.
  • Anfragen können zu Uhrzeiten ausgeführt werden, wenn wenige Leute in SharePoint aktiv arbeiten.
  • Die Art, wie sich eine Projektseite präsentiert und verhält, ist einheitlich.

Es empfiehlt sich, die jeweils geltenden Richtlinien des Unternehmens vorab zu definieren, insbesondere hinsichtlich folgender Kriterien:

  • Größe des Speicherplatzes, der zur Verfügung stehen soll
  • Vorlagen, nach denen eine Seite oder Liste erstellt werden soll
  • Namenskonventionen, die eingehalten werden müssen
  • Häufigkeit, mit der Backups angefertigt werden sollen
  • Archivierungszeitpunkt von Daten, die nicht mehr aktiv sind

Damit ist die Vollautomatisierung ein wesentlicher Schritt, um Projektseiten systematisch zu erfassen und zu verwalten.

Anwendungsfälle aus der Praxis

Zu den häufigsten Anwendungsfällen einer Anfrageautomatisierung über ein Self-Service-Portal in SharePoint gehören:

Berechtigungen erteilen oder löschen

Wenn temporär Zugriff auf ein Projekt gestattet werden soll, können mittels Automatisierung nicht nur Rechte gegeben, sondern nach einer bestimmten Zeit wieder entfernt werden. Der Vorteil bei der Automatisierung: Es müssen weder selbst Rechte manuell vergeben, noch diese wieder auf die gleiche Weise gelöscht werden. Wenn es sich nur um eine Seite oder Liste in SharePoint handelt, wäre der Aufwand möglicherweise noch akzeptabel, aber wenn es um das Vergeben von Berechtigungen auf mehrere Seiten oder Listen geht, wird der Verwaltungsaufwand durch die Automatisierung entscheidend verringert.

Berechtigungen übertragen oder klonen

Gibt es einen neuen Mitarbeiter im Team und soll dieser an Marketingprojekten mitarbeiten, wofür dauerhaft Berechtigungen in SharePoint benötigt werden, wäre das nach SharePoint Best Practise kein allzu großer Aufwand, wenn man mit Active Directory- (AD-)Gruppen arbeitet. In dem Fall müsste man lediglich den neuen Mitarbeiter in die gleichen Gruppen aufnehmen wie die Kollegen des Teams. Leider wird dies in der Praxis jedoch abweichend, mit verästelten oder expliziten Berechtigungen und unterbrochenen Vererbungen, gehandhabt. Müsste man jetzt manuell Berechtigungen für den neuen Mitarbeiter erteilen, wäre dies nicht nur mühselig, sondern auch sehr fehleranfällig. Mit SharePoint-eigenen Mitteln lässt sich diese Aufgabe nicht erleichtern, so lange man nicht über die zuvor angesprochene Berechtigung mittels AD-Gruppen gearbeitet hat. Mit Drittanbieter-Werkzeugen kann der Vorgang der Berechtigungsübertragung erheblich vereinfacht und automatisiert werden.

Berechtigungsreports

Mit SharePoint-eigenen Mitteln ist es nur unter hohem Aufwand möglich, einen Report zu erzeugen, der aufzeigt, welcher Benutzer worauf welche Berechtigungen besitzt. Es erfordert mindestens PowerShell-Fähigkeiten, die weit über reines „Benutzen von Code“ aus Suchmaschinen hinausgehen. Das Risiko, die SharePoint-Farm durch PowerShell-Befehle zu beschädigen, ist bei diesem Vorgehen sehr hoch. Da es sich aber um einen wiederkehrenden Prozess handelt, bietet sich in diesem Fall eine vollständige Automatisierung an – die Anfrage wird über das Self-Service-Portal gestellt und man erhält anschließend die gewünschten Angaben. Bei der Generierung kann auch gesteuert werden, dass Mitarbeiter nur für denjenigen Bereich einen Report erhalten, für den sie auch zuständig sind. Zusätzliche Sicherheit bietet die Möglichkeit, solche Abfragen vom Vorgesetzten genehmigen zu lassen.

Erstellen einer Projektseite

Um eine Projektseite zu erstellen, werden eine Vielzahl von Informationen wie Vorlageart, Berechtigungen, Einstellungen, Priorität oder Datenschutzparameter benötigt und unternehmensinterne Richtlinien müssen beachtet werden. Um diese Anforderungen systematisch abzuarbeiten, ist die Automatisierung von SharePoint besonders hilfreich.

Restrukturierung von Inhalten

Werden Daten nicht mehr aktiv genutzt, kann eine Archivierung mit Hilfe von Drittanbieter-Werkzeugen interessant sein. Denkbar ist aber auch das Verschieben an einen anderen Ort in SharePoint, wenn man mit SharePoint-eigenen Mitteln auskommen möchte. Sind allerdings keine Regeln über den Ablageort von Informationen definiert, ist kaum zu verhindern, dass diese an der falschen Stelle landen. Aber auch das Vorhandensein von Regeln ist oft nicht ausreichend. Die Steuermechanismen eines Self-Service-Portals tragen dann entscheidend zu einer nachvollziehbaren Ablage der archivierten Inhalte bei.

Fazit

Durch eine Automatisierung von SharePoint kann die Fehlerhäufigkeit bei der Erstellung von Projektseiten und bei ihrer Verwaltung deutlich reduziert werden. Die Möglichkeiten reichen von einer Teilautomatisierung von bestimmten Arbeitsschritten bis hin zu einer vollständigen Automatisierung sämtlicher Anfragen und Arbeitsbereiche über ein Self-Service-Portal. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter einem einheitlichen Prozess folgen. Das vereinfacht die Nutzung von SharePoint und unternehmensweite Richtlinien werden auf diese Weise systematisch eingehalten.

Michael Denzler

Michael Denzler

Executive Consultant, SharePoint, Salesforce, Photograph, IT Expert, Geek, Apple Fan, Developer, Public Speaker

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