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"Files Connect" - Möglichkeiten der Datei-Integration zwischen SharePoint und Salesforce

Dokumente und Daten gehören heute zum Alltag. Die lokale Nutzung ist inzwischen zur Seltenheit geworden. Üblicherweise arbeitet man jetzt mit Daten und Dokumenten über Unternehmensgrenzen hinweg. Anstatt Dokumente und Informationen bei jeder Änderung erneut per E-Mail zu versenden, bedient man sich zentraler Ablagesysteme. Diese Vorgehensweise spart Datenvolumen und fördert die Übersichtlichkeit. SharePoint stellt ein solches Ablagesystem dar. Wenn es jedoch um spezielle Abläufe, wie zum Beispiel Kundenbeziehungsmanagement geht, werden Kontaktdaten, Verkaufschancen und Anfragen bevorzugt in einem anderen Ablagesystem hinterlegt. Salesforce ist ein solches System und wird für modernes Kundenbeziehungsmanagement besonders häufig eingesetzt. In diesem Vortrag erhalten Sie einen Einblick in die Möglichkeiten, was mit dem Werkzeug "Files Connect" realisierbar ist und wie Sie bei der Einrichtung vorgehen sollten.

Dateien in SharePoint:

  • Dokumentenbibliotheken als Ablage:
    • Auch als Ordner Struktur möglich
    • Nutzung mit Hilfe von Metadaten
    • Parallele Bearbeitung eines Dokuments durch mehrere Personen möglich
    • Unterschiedliche Bibliotheks-Vorlagen verfügbar (Dokumente, Wiki, Bilder...)
  • Dateianhänge an Elementen (z.B. Kontakt, Kalendereintrag...)
  • OneDrive for Business

Dateien in Salesforce:

  • Dokumente (z.B. Logos, SFDC-Icons)
  • Anhänge an Datensätzen (z.B. Angebot an Opportunity)
  • Dateien in Chatter-Feeds (z.B. Planung am Account, Foto in Gruppe)
  • Bibliotheken zur Strukturierung von Dateien (z.B. Marketingunterlagen Vertriebsteam)
  • Knowledge-Artikel Datei (z.B. technische Beschreibung)

Was ist Files Connect

Mit Files Connect lassen sich sowohl im Browser als auch in den nativen Salesforce Apps Dateien anzeigen die in SharePoint (Online) abgelegt sind.


Abbildung 1: Hier wird die Darstellung im Browser gezeigt


Abbildung 2: Hier wird die Darstellung im App auf einem Tablet gezeigt

Die folgenden Enterprise Content Management Systeme werden aktuell unterstützt:

  • SharePoint Online
  • SharePoint 2010 & 2013 (on-premise)
  • OneDrive for Business
  • Google Drive
  • Box

Mit folgenden 10 Schritten binden Sie Sharepoint Online an Salesforce an:

  1. Files Connect aktivieren (Setup > Files Connect)
  2. Benutzer berechtigen (Permission Set > System Permissions > Files Connect Cloud)
  3. Authentication Provider erstellen (Security Controls > Auth. Providers)
  4. Office365 App (OAuth Client) erstellen
  5. Berechtigung für Zugriff auf SharePoint-Ressourcen in App konfigurieren
  6. Authentication Provider aktualisieren (Security Controls > Auth. Providers)
  7. Externe Datenquelle anlegen (Develop > External Data Source)
  8. Berechtigung für externe Datenquelle setzen (Permission Set > External Data Source Access)
  9. Externes Objekt generieren (Develop > External Objects)
  10. Berechtigung für externes Objekt setzen (Permission Set > Object Settings)

Fazit:

Mit Files Connect können die Vorteile beider Systeme vereint werden.
Sie können die externen Dateien im Rahmen Ihrer CRM-Prozesse aktiv verwenden (zum Beispiel am Account oder an der Opportunity) und sich mit anderen Mitarbeitern darüber austauschen.
Eine Suche ist an zentraler Stelle über die globale Salesforce Suche möglich – egal, ob diese physisch in Salesforce oder im externen System liegen. Die Dateien werden so zusammen mit relevanten Datensätzen gefunden.
Benutzer haben in Salesforce nur Zugriff auf die Dateien, für die sie gemäß Berechtigungsstruktur des externen Systems Zugriff haben.
Dadurch, dass externe Dateien in Salesforce referenziert, aber nicht kopiert, werden, wird kein Datei-Speicherplatz in Salesforce verbraucht. Zudem besteht jede Datei nur einmal.
Im externen System können die Dateien in hierarchischen Ordnerstrukturen abgelegt, in Salesforce dann jedoch im Prozesskontext verwendet werden.

Die offizielle Anleitung von Salesforce erläutert die einzelnen Schritte und gibt zusätzliche Tipps.

Michael Denzler

Michael Denzler

Executive Consultant, SharePoint, Salesforce, Photograph, IT Expert, Geek, Apple Fan, Developer, Public Speaker

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