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Die Arbeit, die uns freut, wird zum Vergnügen

Unterstützung der Anwender durch Automatisierung von SharePoint

Haben Sie die Einführung von SharePoint gründlich und langfristig geplant? Oder haben Sie sich eher spontan entschieden und zügig implementiert? Zu welcher Gruppe Sie auch gehören, bestimmt erkennen Sie die eine oder andere Situation wieder. Denn mit der reinen Installation von SharePoint ist die Arbeit in der Regel nicht getan. Wenn die Anwender erst einmal anfangen, tatsächlich mit der Plattform zu arbeiten, geht es oft erst richtig los. Üblicherweise sind es dann SharePoint-Administratoren, die in kurzer Zeit mit zahlreichen Anfragen überhäuft werden. Die Mehrarbeit könnte durch zusätzliches IT-Personal abgefangen werden, dies ist jedoch nicht zuletzt aus Kostengründen keine effiziente Lösung. Doch wie lassen sich Aufgaben in SharePoint sinnvoll automatisieren, welche sind überhaupt dafür geeignet und wie wird die IT-Abteilung dadurch entlastet?

Das Beispielunternehmen DenzTech

Anhand des fiktiven Unternehmens DenzTech Software möchte ich im Folgenden aufzeigen, mit welchen Anforderungen IT-Mitarbeiter und Administratoren konfrontiert sind. Lernen Sie zunächst die Mitarbeiter von DenzTech kennen:

Sandra sorgt als SharePoint-Administratorin täglich dafür, dass ihre Kollegen Freude an der Zusammenarbeit mit dieser Plattform haben. Sandra hat SharePoint nicht selbst installiert, sondern von ihrem Vorgänger übernommen und arbeitet seitdem kontinuierlich an der Optimierung.

Rainer ist ein Vertriebskollege. Sein technisches Verständnis für SharePoint ist mäßig und wie das genau funktioniert ist daher Nebensache, solange die Plattform zuverlässig ist und ihm die Arbeit erleichtert.

Für seine Kundenprojekte braucht Rainer regelmäßig technische Unterstützung von Ralf. Dieser ist Technik-Fan und kennt sich mit den technischen Anforderungen der Kunden ebenso aus wie mit der Produktpalette von DenzTech. Ralf nutzt SharePoint regelmäßig für die Projekte, an denen er mitarbeitet. Er administriert SharePoint zwar nicht, kennt aber viele Funktionen und Tricks.

Vanessa ist Leiterin im Marketing und nutzt mit ihrem Team SharePoint für die Planung und Organisation von Kampagnen sowie zum gemeinsamen Bearbeiten und Bereitstellen von Marketingdokumenten für den Vertrieb. Ähnlich wie Rainer ist auch Vanessa eher wenig an der Technik an sich interessiert.

Unterstützt wird Vanessa von Frank und Lucy. Lucy ist neu bei DenzTech und hat bisher keine Erfahrung in der Arbeit mit SharePoint. Es ist das erste Mal, dass sie mit einer Collaboration Plattform arbeitet.

Warum über eine Automatisierung von SharePoint nachdenken?

In der Regel sind Unternehmen auf Wachstum ausgelegt. Dadurch steigt natürlich das Datenvolumen sowie die Zahl der Kunden, Projekte und Mitarbeiter. Derzeit ist Sandra noch in der Lage, die 5 bis 10 Anfragen pro Woche zu bearbeiten. Was aber, wenn Sandra im Urlaub ist? Dann muss jemand anderes übernehmen, der sich möglicherweise weniger gut mit SharePoint auskennt und so manche Anfrage unbearbeitet lässt, bis Sandra wieder da ist oder bis sie sich von selbst erledigt hat. Zusätzliche Mitarbeiter mit SharePoint-Schwerpunkt einzustellen ist möglich, aber durch die benötigte Qualifikation auch relativ teuer. Viel schwerwiegender ist jedoch der Nachteil der fehlenden Skalierbarkeit: mehr Anfragen durch mehr Personal bearbeiten? Das geht auf Dauer nicht gut, da die Anforderungen an SharePoint weiter steigen und oftmals schwer abzuschätzen ist, wie stark sich Nutzung und Auslastung entwickeln werden.

Eine Enterprise Collaboration Plattform ist dafür gedacht, dass Menschen wie Rainer und Ralf miteinander Informationen und Dokumente erstellen und teilen. Die Arbeit an diesen Inhalten ist im Normalfall zeitlich begrenzt. Das Interesse an den Dokumenten eines Projekts sinkt nach dessen Abschluss rapide, während die Zugriffe auf Inhalte eines neuen Projekts stetig wachsen. Für ein durchdachtes "Document-Lifecycle-Management" ist es daher regelmäßig notwendig, Bereiche wie Seiten, Bibliotheken, Listen oder Projekträume anzulegen, zu verändern und wieder zu entfernen. Auch das Vergeben oder Entziehen von Berechtigungen spielt eine wichtige Rolle.

Wenn Rainer eine Anfrage an Sandra stellt, um beispielsweise eine neue Projekt-Seite anzulegen, dann können Verzögerungen auftreten, da Sandra möglicherweise nicht im Büro oder anderweitig beschäftigt ist.

Vereinheitlichung von Prozessen

Ein weiteres Problem kann das Fehlen eines einheitlichen Prozesses sein. Nicht alle Anfragen sind identisch: eine Anfrage für das Erstellen einer Projektseite kann sich komplett von der Anfrage für eine neue Kampagnenseite unterscheiden. Muss zudem erst eine Freigabe der Anfrage durch den Vorgesetzten oder Teamleiter eingeholt werden?

Mangelnde Einheitlichkeit von Prozessen kann dazu führen, dass Projektseiten an den falschen Orten in SharePoint erstellt oder nicht im Backup berücksichtigt werden und zu viel oder zu wenig Speicherplatz bereitstellen.

Wie kommen diese Anfragen eigentlich zu Sandra? In einigen Unternehmen oftmals persönlich oder per E-Mail. Damit wird die Nachvollziehbarkeit von Anfragen deutlich gemindert, da Log-Tracking dann selten Anwendung findet. Eine Übersicht über tatsächlich gestellte und bearbeitete Anfragen ist nahezu unmöglich.

Darüber hinaus ist denkbar, dass die eine oder andere Unternehmensrichtlinie umgangen wird, weil sich vielleicht Ralf und Sandra besonders gut verstehen und Sandra auch mal ein Auge zudrückt, wenn Ralf eine Projektseite mit mehr Speicher benötigt. Obwohl das die Richtlinie für Projekte eigentlich nicht erlaubt.

Sandras Motivation wird durch diese Anfragen nicht gefördert, die Abarbeitung ist in der Regel monoton. Um neue Projektseiten anzulegen, muss Sandra immer und immer wieder ähnliche Aktionen durchführen. Dabei ist es leicht möglich, dass Sandra auch mal ein Fehler unterläuft und sie sich irgendwo „verklickt“.

Wie sieht Automatisierung von SharePoint aus?

Hier kann die Automatisierung von SharePoint helfen, Anfragen schnell und fehlerfrei zu erledigen und die IT Abteilung zu entlasten.

Folgende Automatisierungsmöglichkeiten gibt es:

Mit Hilfe eines „Ticketsystems“ kann den Mitarbeitern eine zentrale Stelle angeboten werden, um Anfragen zu stellen. Dank eines einheitlichen Systems ist es nun möglich, für die verschiedenen Typen von Anfragen über entsprechende Formulare Informationen abzufragen, die relevant sind und den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Ein Nachvollziehen wird damit ebenfalls möglich. Somit könnte man das Arbeitsvolumen intern mit den Abteilungen verrechnen, aber auch eine Anfrage automatisch eskalieren, wenn diese nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums erledigt wurde.

Die Anfrage selbst muss jedoch weiterhin manuell von Sandra bearbeitet werden. Die bereits geschilderten Probleme und Nachteile bleiben hier bestehen.

Eine Lösung kann sein, Sandra entsprechende PowerShell Befehle und/oder Drittanbieter-Lösungen zur Verfügung zu stellen, um die Abarbeitung der Anfragen effizienter zu gestalten. So ist zumindest eine Teilautomatisierung erfolgt.

Aber wenn man schon automatisiert, warum nicht gleich vollständig?

Wenn man zwischen dem Ticketsystem und dem nachfolgenden Prozess der Bearbeitung eine Schnittstelle schafft, erhält man ein umfassendes Self-Service-Portal.

Das bedeutet: wenn Ralf eine neue Projektseite beantragt wird diese Anfrage automatisiert von diesem System bearbeitet. Das System prüft, ob alle Informationen gültig sind und den Richtlinien entsprechen und kann sogar eine Genehmigung vom Vorgesetzten einholen. Erst dann wird eine neue Projektseite nach zuvor definierten Kriterien in SharePoint erstellt. Vom System, nicht von Sandra. Sandra nutzt jetzt ihre Zeit, um strategisch wichtige und interessante Aufgaben anzugehen.

Mit dieser Art der Automatisierung lassen sich viele zentrale Punkte vereinheitlichen: der Bereich, in dem neue Projektseiten erstellt werden dürfen, lässt sich im Vorfeld genau definieren. Damit kann man dem „Wildwuchs“ in SharePoint Einhalt gewähren, der ein häufiges Problem ist. Auch die Möglichkeit, Anfragen erst über Nacht, wenn wenige Leute in SharePoint arbeiten, zu erledigen, kann hilfreich sein und die Leistungsfähigkeit tagsüber erhöhen.

Richtlinien müssen berücksichtigt werden

Zu den typischen Richtlinien, die bei so einem Prozess berücksichtigt und vorher definiert werden sollen, gehören:

  • Größe des Speicherplatzes, der zur Verfügung stehen soll
  • Vorlagen, nach denen eine Seite oder Liste erstellt werden soll
  • Einhalten von Namenskonventionen
  • Häufigkeit, mit der Backups angefertigt werden sollen
  • Archivierungszeitpunkt von Daten, die nicht mehr aktiv sind

Anwendungsfälle aus der Praxis

Zu den häufigsten Anwendungsfällen einer Anfrageautomatisierung in SharePoint gehören:

Berechtigungen erteilen oder nehmen

Ralf möchte temporär einem Kollegen Zugriff auf ein Projekt gestatten. Da jedoch nach gewisser Zeit dieser Zugriff wieder entzogen werden soll, ist es nützlich und sinnvoll, wenn hier mittels Automatisierung nicht nur Rechte gegeben, sondern nach einer bestimmten Zeit wieder entfernt werden. Damit muss Ralf weder selbst Rechte manuell vergeben, noch sich merken, wann er diese wieder nehmen soll.

Berechtigungen übertragen oder klonen

Lucy ist neu im Unternehmen und soll mit Frank zusammen an Marketingprojekten arbeiten, wofür sie dauerhaft Berechtigungen in SharePoint braucht. Nach SharePoint Best Practise wäre dies kein allzu großer Aufwand, wenn man mit AD (Active Directory-) Gruppen gearbeitet hätte. Sandra hätte SharePoint gerne von Anfang an so betrieben, hat diesen jedoch bereits mit verästelten oder expliziten Berechtigungen und unterbrochenen Vererbungen übernommen. Müsste Sandra jetzt manuell Berechtigungen für Lucy erteilen, wäre das eine mühselige Arbeit. Zum Glück gibt es Drittanbieter-Werkzeuge, die einfach die Berechtigungen von Frank zusätzlich an Lucy vergeben. Dieser Vorgang ist automatisierbar. Besonders hier ist die Fehleranfälligkeit bei einem manuellen Prozess ein Risiko.

Berechtigungsreports

Wer hat wo in SharePoint und worauf genau Zugriff? Sicher haben Sie sich diese Frage auch schon einmal gestellt, denn sie dürfte zu den am häufigsten gestellten Frage gehören, wenn es um die Berechtigungen in SharePoint geht.

Mit SharePoint-eigenen Mitteln ist diese Frage nur unter hohem Aufwand zu beantworten und erfordert mindestens PowerShell Fähigkeiten, die weit über reines „Benutzen von Code“ aus Suchmaschinen hinausgehen.

Da es sich um eine wiederkehrende Frage handelt, bietet sich auch hier eine Automatisierung an. Wenn also Vanessa wissen möchte, wer auf die verschiedenen Marketingmaterialien zugreifen kann, dann ist Sandras Hilfe nicht notwendig. Vanessa kann einfach über das Self-Service-Portal die Anfrage stellen und das Portal gibt ihr automatisiert einen Report zurück. Natürlich darf Vanessa nur für die Bereiche einen Berechtigungsreport anfertigen lassen, für die sie auch zuständig ist.

Erstellen einer Projektseite

Der Aufwand zum Erstellen einer Projektseite wird oft unterschätzt: spezifische Informationen werden benötigt und unternehmensinterne Richtlinien müssen beachtet werden.

Wenn Lucy eine neue Projektseite haben möchte muss festgelegt werden, welche Seitenvorlage verwendet werden soll, in welcher Sprache die Seite erscheint und welche Einstellungen und Features gesetzt sein sollten.

Hier kommt die Automatisierung von SharePoint besonders zum Tragen, da viel Arbeitszeit eingespart sowie Wildwuchs vermieden werden kann.

Restrukturierung von Inhalten

Zum Lebenszyklus von Daten gehört, dass diese irgendwann nicht mehr aktiv genutzt werden. Dann kann eine Archivierung interessant sein, aber auch das Verschieben an einen anderen Ort in SharePoint ist denkbar. Das versehentliche Speichern von Informationen am falschen Ort kann ebenfalls eine Restrukturierung erforderlich machen.

Lucy hat zum ersten Mal eine neue Kampagnenseite angefordert, welche auch erstellt worden ist. Nachdem sie und Frank bereits eine Weile mit dieser Kampagne gearbeitet haben, fällt Vanessa auf, dass diese in einer falschen Webseitensammlung gelandet ist. Jetzt könnte man darüber diskutieren, ob Vanessa schuld ist, immerhin hat sie die Anfrage über die Automatisierungsplattform genehmigt. Aber das löst das eigentliche Problem nicht.

Schön, wenn man hier ebenfalls über das Self-Service-Portal ein Verschieben des Inhalts anfordern kann. Wieder eine monotone Aufgabe, die Sandra nicht erledigen muss...

Fazit

Das waren nur einige Beispiele von Aufgaben, die üblicherweise von SharePoint Administratoren bearbeitet werden. Viele davon sind wenig anspruchsvoll, wiederkehrend und sehr zeitaufwändig. Diese Art von Tätigkeit bedingt häufig Fehler.

Viele Wege führen... zur Automatisierung von SharePoint. Durch Automatisierung kann die Fehlerhäufigkeit deutlich reduziert und die Arbeit auf Anwender und Automationsprozesse umgelenkt werden. Diese reichen von einer Teilautomatisierung von bestimmten Arbeitsschritten bis hin zu einer vollständigen Automatisierung sämtlicher Anfragen und Arbeitsbereiche über ein Self-Service-Portal.

Damit bleibt den SharePoint Administratoren mehr Zeit für die wirklich wichtigen und anspruchsvollen Aufgaben in Ihrem Unternehmen. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter einem einheitlichen Prozess folgen. Das vereinfacht die Nutzung von SharePoint und Unternehmensweite Richtlinien werden damit automatisch eingehalten.

Welchen Weg man dabei geht und wie weit hängt von den Anforderungen des einzelnen Unternehmens ab. Dieser Artikel hat Sie hoffentlich angeregt, sich intensiver mit dem Thema zu befassen und zu prüfen, wo in Ihrem Unternehmen eine Automatisierung von SharePoint sinnvoll ist.

Michael Denzler

Michael Denzler

Executive Consultant, SharePoint, Salesforce, Photograph, IT Expert, Geek, Apple Fan, Developer, Public Speaker

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